En tant qu’organisation humanitaire, nous avons aussi bien une responsabilité de transparence envers ceux que nous soutenons, qu’envers tous nos donateurs.
Nous devons à tout moment être en mesure de donner des informations sur les projets exécutés, sur l’usage des fonds pour les projets et programmes en question, ainsi que sur les fonds collectés et la manière employée pour récolter ces contributions.
Afin de garantir une telle transparence, il existe un nombre de contrôles internes et externes.
Mécanismes de contrôle
Quelles sont les contrôles financiers internes et externes en place ?
- Activités clés toujours soumises au double contrôle par 2 membres du personnel ;
- Double signature pour tous les paiements ;
- Approbation des comptes et des budgets par les membres de l’Assemblée générale ;
- Présentation de la situation financière à UNICEF International ;
- Contrôles annuels des comptes par une société indépendante de réviseurs d’entreprises.
Concernant la transparence financière, chaque année, nos comptes sont contrôlés par des réviseurs de comptes indépendants, qui font rapport de leur mission à l’Assemblée générale.
Un bilan complet, détaillant les recettes et dépenses, ainsi qu’un rapport d’activités de l’exercice précédent est distribué à tous nos membres au préalable de l’Assemblée générale. Lors de l’Assemblée générale, nos comptes sont soumis à nos membres pour approbation. Nous soumettons également aux membres la proposition du budget rectifié pour l’année courante ainsi que le projet de budget du prochain exercice.
La sélection d’un nouvel auditeur se fait par appel d’offres. Le cabinet d’audit mandaté pour contrôler nos comptes change tous les 4 ans, en ligne avec notre plan pluriannuel, afin de garantir l’objectivité et ainsi éviter une trop grande familiarité. Par principe, il s’agit toujours de grands cabinets renommés disposant d’une solide expérience dans le domaine.
Le Conseil d’administration a une fonction de supervision des activités du Comité et contribue au planning général des objectifs et de la vision du Comité.
Au niveau national, nos statuts conformes à la loi luxembourgeoise sur les a.s.b.l. stipulent que les membres de notre Conseil d’administration ne sont pas rémunérés ainsi qu’une stricte séparation des rôles du Conseil d’Administration et du rôle du directeur en charge de la gestion journalière afin d’éviter des conflits d’intérêts.
Au niveau de la gestion journalière, le directeur/la directrice assure le bon fonctionnement de toutes nos activités.
Les membres de notre personnel n’ont pas le droit de vote et ne peuvent donc pas être membre de l’association et du Conseil d’administration.
Pour des raisons de bonne gouvernance et de séparation de pouvoirs, UNICEF Luxembourg a délibérément choisi de ne pas s’affilier à Don en Confiance a.s.b.l. En effet, nos propres mécanismes de contrôle internes vont au-delà de ceux de l’association Don en Confiance a.s.b.l. et permettent donc une transparence encore plus grande.
Tout d’abord, nous avons un règlement interne détaillant les droits et devoirs des employés. De plus, les travaux de contrôle de caisse, les commandes de matériel, ainsi qu’un bon nombre de tâches administratives et financières sont soumises à un double contrôle, afin d’éviter les erreurs et d’exclure toute possibilité de fraude. Et finalement, tous les transferts de fonds vers l’UNICEF doivent être signés par le Directeur ainsi que le Président.
Lorsque nous transférons de l’argent à UNICEF International, il s’agit d’un circuit fermé et sécurisé, garantissant ainsi qu’aucun transfert ne peut être effectué vers des comptes non vérifiés.
Pour chaque nouveau fournisseur, plusieurs contrôles sont effectués avant de finaliser la commande et de saisir le fournisseur dans la base de données :
- Le fournisseur doit être correctement enregistré dans le registre de commerce de son pays (vérifiable en consultant le registre de commerce ou en demandant un extrait de registre de commerce au fournisseur) ;
- Les coordonnées bancaires du fournisseur sont vérifiées (le fournisseur doit fournir un document bancaire officiel pour confirmer ses coordonnées bancaires) ;
- Le fournisseur doit respecter autant que possible les valeurs durables et environnementales ainsi que les valeurs générales et les critères d’exclusion de l’UNICEF.
Nous gardons le contrôle de chaque don.
Les fonds provenant du Luxembourg ainsi que d’autres pays donateurs sont transférés directement au siège de l’UNICEF à New York, à partir duquel ils sont transférés à nos bureaux de terrain dans les pays bénéficiaires respectifs.
Chaque bureau de terrain, où sont réalisés nos programmes, a des plans pluriannuels d’activités détaillant les besoins locaux en aide humanitaire. Les fonds reçus par les bureaux de terrain par le biais de notre siège à New York sont alors affectés aux programmes d’aide que nos équipes réalisent eux-mêmes ou ensemble avec des partenaires locaux sur place. Dans tous les cas, toute dépense et mise en œuvre doit être accompagnée d’une justification afin de pouvoir être tracée.
Chaque année, chaque bureau de terrain est obligé à évaluer ses activités et à dresser un rapport annuel ainsi que des rapports pluriannuels pour détailler les progrès faits au niveau des projets de longue durée. Les évaluations sont faites en concertation avec tous les partenaires impliqués dans le cadre d’un projet.
Les résultats de l’ensemble des pays en voie de développement où l’UNICEF est active, sont publiés dans le Rapport Annuel d’UNICEF International.
Rapports annuel UNICEF Luxembourg >
Rapports annuels UNICEF International >
Le Bureau de l’audit interne et des investigations est une entité indépendante à l’intérieur de l’organisation qui fait des évaluations des activités de l’UNICEF sous forme d’audits, tout en respectant des standards internationaux d’audit. Les évaluations et rapports rédigés par le Bureau de l’audit interne et des investigations concernant l’efficacité de systèmes, procédures et contrôles internes sont communiqués directement au Directeur/ à la Directrice général(e) d’UNICEF-International.
En dehors du Bureau de l’audit interne et des investigations , l’UNICEF est aussi contrôlé par des entités externes des Nations Unies, comme le Conseil des Auditeurs des Nations Unies, l’Unité d’Inspection Commune et le Comité consultatif sur les questions administratives et budgétaires.
L’UNICEF rédige annuellement des rapports financiers certifiés par les auditeurs des Nations Unies et soumis pour approbation au Conseil d’administration d’UNICEF International.